Aktionen
Aktionen von Kontakten
Aktionen
Löschen
Die Aktion „Löschen“ löscht den geöffneten Kontakt. Wird der Kontakt allerdings in Belegen verwendet, kann dieser nicht gelöscht werden.
Kopieren
Öffnet den Dialog „Kontakt kopieren“. Die Aktion ist für gespeicherte, nicht deaktivierte Kontakte verfügbar.
Der Dialog enthält die Zuordnung Firma und die Auswahl Abw. Adresse. Die Lupe wählt einen Kunden; das Menü bietet „Lieferanten auswählen“, „Adresse auswählen“ und „Zuweisung entfernen“. Bei einem Kunden oder Lieferanten können dessen abweichende Adressen ausgewählt werden.
Der Schalter Kontakt öffnen legt fest, ob die neue Kopie anschließend geöffnet wird. Die Einstellung wird nach erfolgreichem Kopieren pro Benutzer gespeichert.
Tel. / Fax / E-Mail übernehmen
Übernimmt Telefon 1, Telefon 2, Fax 1, Fax 2 und E-Mail aus der zugeordneten Firma nur in leere Felder des Kontakts. Bei Telefon 2 wird auch die Privat-Markierung übernommen. Ist eine abweichende Adresse zugeordnet, hat sie Vorrang; von ihr werden nur Telefon 1, Fax 1 und E-Mail übernommen.
Die Aktion ist für nicht deaktivierte Kontakte mit zugeordnetem Kunden, Lieferanten oder zugeordneter Adresse verfügbar.
Tel. / Fax / E-Mail überschreiben
Verwendet dieselben Quellen und Felder wie „Tel. / Fax / E-Mail übernehmen“, überschreibt jedoch vorhandene Werte des Kontakts. Dabei kann auch ein leerer Quellwert einen vorhandenen Wert ersetzen. Die Aktion ist für nicht deaktivierte Kontakte mit Firmenzuordnung verfügbar.
VCard
Diese Funktion exportiert alle Details des Kontakts im VCard-Format (*.vcf). Hierbei handelt es sich um ein allgemeines Format, mit dem Kontakte über viele Systeme hinweg kompatibel zur Verfügung gestellt werden können. Die Funktion steht auch in der Kontaktliste für den markierten Kontakt zur Verfügung.
Synchronisieren
Mit diesem Toggle-Button kann eine Outlook-Synchronisation des Kontakts im Hintergrund aktiviert werden. Als Voraussetzung dafür muss das ERP an die vorhandene Groupware (z.b. Exchange) angebunden sein. Da der Synchronisationsvorgang nur in definierten Intervallen durchgeführt wird, kann es etwas dauern, bis der Kontakt im Outlook / Handy erscheint. Der ERP-Client muss zur Synchronisation nicht geöffnet sein.
Deaktivieren
Ein Kontakt kann - wenn dieser nicht mehr benötigt wird, aber aufgrund von Verwendungen in Belegen nicht gelöscht werden kann - deaktiviert werden. Ein deaktivierter Kontakt wird nicht mehr in der Suche gefunden und steht auch nirgends mehr zur Auswahl zur Verfügung. Sollte für einen deaktivierten Kontakt die Synchronisation aktiviert sein, wird diese weiterhin durchgeführt. Bei einem deaktivierten Kontakt ist der Bereich „Synchronisieren“ in der Aktionsleiste ausgeblendet, und das Formular ist schreibgeschützt.
Soll ein deaktivierter Kontakt wieder aktiviert werden müssen, so kann dies unter der Kontaktverwaltung Stammdaten → Adressverwaltung → Kontakte durchgeführt werden. In diesem Dialog besteht die Möglichkeit, die deaktivierten Kontakte einblenden zu lassen. Dort können diese bearbeitet und - falls erforderlich - wieder aktiviert werden.
Verknüpfte Kontaktliste
Die folgenden Aktionen gehören ausschließlich zum eingebetteten Tab „Kontakte“ bei Kunden, Lieferanten und Adressen. Die vorhandene Hauptkarten-Aktionsleiste bleibt davon getrennt.
Neu
Öffnet einen neuen Kontakt mit Zuordnung zum geöffneten Kunden, Lieferanten oder zur geöffneten Adresse. Die Kontaktkarte übernimmt den entsprechenden Firmenbezug.
Bearbeiten
Öffnet den ausgewählten Kontakt mit seinen Tabs. Auch durch Aktivieren einer Listenzeile möglich.
Löschen
Löscht den ausgewählten Kontakt nach Bestätigung.
Verknüpfung aufheben
Entfernt den Kunden-, Lieferanten- und Adressbezug des ausgewählten Kontakts und speichert den Kontakt. Bei erfolgreichem Speichern verschwindet er aus der eingebetteten Liste; der Kontakt selbst wird nicht gelöscht.
Bearbeiten, Löschen und Verknüpfung aufheben erfordern eine ausgewählte Zeile.
Kontextmenü
„Telefon 1 wählen“, die zweite Telefonnummer mit ihrer tatsächlichen Feldbeschriftung, „Mobil wählen“ und „Neue E-Mail“ werden nur bei vorhandenem Feldwert angeboten. Die Menüeinträge zeigen jeweils die Nummer beziehungsweise E-Mail-Adresse und führen den Anruf oder die E-Mail für den markierten Kontakt aus.
Die eingebettete Kontaktliste bietet keine VCard-Aktion und keinen Schalter „Deaktivierte anzeigen“; diese gehören gegebenenfalls zur Hauptkontaktverwaltung.